調査が示した「断念した79.3%」の内側
ラクスが2026年10月9日に公表した「業務システムの利用に関する実態調査」は、20代〜60代の有職者1,027名を対象に実施されました。自社専用の業務システムを「検討したことがある」と回答した人のうち、実際に導入できたのは約2割にとどまり、残る79.3%は断念するか、本格化せずにいたという結果です。
断念・本格化しなかった理由（複数回答）では、「開発・導入費用が高い」が58.3%でトップ。中堅・中小企業に限定すると「IT人材が社内にいない」が50.0%と、ほぼ同率で続きます。費用と人材の問題が、業務システム化のスタートを阻んでいる実態が浮かびあがります。
さらに、なんとかシステムを導入できた企業でも、「Excel・紙・メールによる手作業が残っている」という課題を挙げたのが35.6%でした。「導入したのに手作業が消えない」——これは、システムの設計が業務全体のどこか一部にしか対応できていないことを示しています。
「全部を一度にシステム化する」が断念の根本原因
費用が高くなる理由の多くは、「業務のすべてを一度にシステム化しようとする」設計思想にあります。受注から出荷、請求、入金確認までを全部つなぐ——そのような大きな要件定義は、開発期間も費用も膨らみます。さらに社内の全員が使う前提で機能を詰め込むと、要件の調整だけで数ヶ月かかることもあります。
IT人材の問題も同様です。「大きなシステム」を作るには専門知識が必要に見えますが、「1つの業務を自動化する小さなシステム」なら、社内のIT担当者がいなくても外部パートナーと連携しながら構築・運用できます。
「システム化＝大規模プロジェクト」という思い込みが、スタートを遠ざけています。最初に動かす範囲を「1業務・1工程」に絞るだけで、費用も期間も大幅に変わります。
また、導入後に手作業が残る理由も同じ構造です。「全部つなぐシステム」を目指すほど設計が複雑になり、現場の例外処理や業務の揺れに対応しきれなくなります。結果として「システムを通す手間よりExcelのほうが早い」という状態が残ります。
自社で確認できる「システム化に向いている業務」の見つけ方
スモールスタートの前に、まず自社のどの業務が対象として向いているかを確認します。次の問いに3つ以上「はい」が当てはまる業務は、スモールスタートの対象になりやすいです。
| # | 確認する問い | 「はい」が指す課題 |
|---|---|---|
| 1 | この業務で、同じデータを2か所以上に手入力している | 転記ミスと工数の二重負担が発生している |
| 2 | 担当者が休むと、この業務を代わりに処理できる人がいない | 属人化が進んでいる |
| 3 | 月末・期末に業務量が集中して残業や遅れが発生する | 処理の自動化で平準化できる |
| 4 | この業務を処理するためにExcelファイルをメールで送受信している | バージョン管理・紛失リスクがある |
| 5 | 「あとで直したい」と言われたまま1年以上放置されている手順がある | 課題が認識されながら手がつけられていない |
| 6 | FAXや紙で届いた書類を見ながら別のシステムに入力している | OCR自動化の対象になる |
上記のどれか1つから着手するのが原則です。複数が当てはまる業務が見つかったら、「毎月の発生頻度 × 1回あたりの工数」で優先度を決めると、投資対効果が明確になります。
スモールスタートで進めるシステム化3つのステップ
「大きなシステム」ではなく「1業務だけ動くもの」を先に作る——この順番が、断念を防ぐ最短の進め方です。
ステップ1：対象業務を1つ選び、「完了」の定義を決める
システム化する業務を1つに絞り、「何ができれば成功か」を先に定義します。例として「FAXで届く注文書をシステムに自動入力できること」「月次の売上集計レポートが自動で出力されること」のように、具体的な状態で書きます。
この段階で対象外にすることも明示するのが重要です。「今回は注文の登録だけ。請求書発行や在庫連携は次の段階」と決めておくことで、要件の膨張を防ぎます。
ステップ2：その業務だけを動かすMVPを作って検証する
MVP（最小限の動くもの）を作って、現場で3〜4週間試します。ここでは「使いやすさの完成度」より「手作業が実際に減ったか」を最優先に測ります。入力ミスが減ったか、処理に要した時間が変わったか、担当者の感覚として楽になったかを記録します。
この段階でうまくいかない部分が必ず出ます。「例外のパターンが多い」「承認フローが複雑だった」など、実際に動かさないと見えない課題が浮かびあがります。小さな範囲でこれを発見できることが、スモールスタートの最大の価値です。
ステップ3：効果を測り、次の業務に広げる判断をする
MVP検証で得た「削減できた工数」「ミスの件数変化」「担当者の手応え」を数字で記録します。この記録が、次の投資判断の根拠になります。
効果が確認できたら、隣接する業務（例：注文登録の次は在庫の自動更新）に段階的に広げます。一方で効果が薄かった場合は、対象業務の見直しや仕様の調整で対応します。最初から全部つなごうとしないことが、継続できるシステム化の原則です。
どの業務から始めると投資対効果が出やすいか
業種・規模によって異なりますが、スモールスタートの対象として取り組みやすい業務をまとめます。
- 受発注管理（FAX・電話・メールで注文を受けている会社）：注文書の手入力が最も費用対効果が出やすい対象です。入力ミスによるクレームや、担当者不在時の対応遅れが具体的なコストとして見えているため、効果の説明がしやすいです。
- 帳票の読み取り・転記（仕入先請求書・納品書・作業報告書）：毎月一定量が届く書類を手で入力しているケースは、AI-OCRによる読み取り自動化の対象になります。書式が複数あっても、主要な取引先の上位数パターンから始めると初期費用が抑えられます。
- 問い合わせ対応ログの記録（電話・メール・チャット）：「誰がどの顧客に何を答えたか」の記録が残っていない場合、対応の属人化が進んでいます。ログを構造化して蓄積するシステムを作ると、担当者交代時のリスクを下げられます。
- 社内申請・承認フロー（稟議・休暇・経費）：紙や口頭での承認が残っている会社では、申請と承認の流れをシステム化するだけで記録が残り、処理時間の見通しが立てられます。
よくある質問
業務システム開発はどこから始めればよいですか？
既製のSaaSや汎用ツールとの違いは何ですか？
社内にIT担当者がいなくても運用できますか？
どのくらいの規模の会社が対象ですか？
出典：ラクス「業務システムの利用に関する実態調査｜自社専用の業務システム、約8割が「断念・本格化せず」」2026年10月9日
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株式会社DnDは、業務システム・Webシステム・AIの組み込みと自動化を手がけるDX/AX（AIによる業務変革）パートナーです。
- 業務の一部から始めるスモールスタート開発：「まず1業務だけ動くものを作りたい」という段階から受け付けています。受発注・帳票管理・問い合わせ対応・社内申請など、繰り返し発生する手作業を対象にした開発実績があります。
- 既存システムとの連携・段階的な拡張：動き始めたシステムを、次の業務へ広げる段階的な開発にも対応します。最初から全部つなぐ設計ではなく、「今必要な範囲だけを作って、あとで広げる」進め方が当社の基本姿勢です。
「うちの規模でも頼めるのか」「何から相談すればよいか」という段階からお気軽にご相談ください。